Payroll Specialist NUMÉRO DE POSTE: 428907
Job Title: Payroll Specialist
About Us:
Our client is a dedicated to providing vital community services and making a positive impact on the lives of those we serve. As a growing organization committed to improving lives, they are seeking a highly detail-oriented Payroll Specialist to join their team. If you are passionate about supporting a meaningful cause and have experience in payroll processing, we’d love to hear from you!
Position Overview:
As a Payroll Specialist, you will be a key member of our team, ensuring that all payroll operations are handled efficiently, accurately, and in compliance with federal, state, and local regulations. You will manage payroll processing, maintain accurate employee records, and provide exceptional service to our staff. Your keen attention to detail, organizational skills, and experience with payroll systems will be essential to the success of our organization and its employees.
Key Responsibilities:
- Process and administer payroll for all employees, ensuring accurate and timely payments.
- Maintain and update employee payroll records, including tax withholding, benefits deductions, and direct deposit information.
- Review and prepare bi-weekly/monthly payroll reports to ensure accuracy and compliance with nonprofit and community service regulations.
- Ensure compliance with federal, state, and local payroll laws, including timely reporting and remittance of taxes.
- Collaborate with HR and benefits teams to reflect employee benefits, time-off accruals, and deductions in payroll.
- Respond to employee payroll inquiries and provide excellent customer service regarding taxes, deductions, and benefits.
- Prepare and process year-end payroll reports and tax forms (e.g., W-2s, 1099s).
- Assist with financial audits and work closely with accounting and finance teams as needed.
- Maintain payroll records and documents in compliance with legal retention requirements.
- Ensure payroll data is processed in accordance with organizational policies and applicable regulations for community service organizations.
Qualifications:
- 2 years of experience in payroll processing, preferably in a nonprofit or community services environment.
- Experience with Paylocity payroll software is preferred.
- Knowledge of payroll software (e.g., ADP, Paychex, QuickBooks Payroll) and HRIS systems.
- Strong understanding of federal, state, and local payroll laws and tax regulations.
- High level of accuracy and attention to detail, with the ability to manage sensitive employee data.
- Excellent communication skills with the ability to interact effectively with employees at all levels.
- Ability to handle multiple tasks and meet deadlines in a fast-paced environment.
- Proficiency in Microsoft Excel and other payroll-related software tools.
- Bachelor’s degree in Accounting, Finance, or a related field (preferred but not required).
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.