AP Specialist NUMÉRO DE POSTE: 429406
ABOUT THE ROLE:
The Accounts Payable (AP) Specialist will be responsible for handling and resolving AP transactional issues. This role will document processes, create SOPs, and contribute to improving AP processes. The role will work closely with third party consultants and global cross functional teams.
GENERAL DUTIES & RESPONSIBILITIES
- Review and Process invoices ensuring bills are paid in a timely and accurate manner.
- Serve as a single point of contact for all AP transactional issues.
- Facilitate manual payment & special payment requests.
- Review and work with sourcing to resolve invoice holds.
- Establishing and maintaining relationships with new and existing vendors.
- Keep informed of regulatory requirements and best practices in AP.
- Create SOPs.
- Responsible for pulling and analyzing weekly and monthly metric reporting for AP.
- Able to respond and analyze ad hoc AP reporting requests.
- Respond to audit queries and reconciliations.
- Contribute towards Global AP best practices and standard processes.
- Assist in month end close process and produce KPI and performance metrics.
WHAT YOU WILL NEED:
- Strong knowledge of an ERP system, preferably Oracle.
- Strong knowledge of the Procure-to-Pay process.
- Excellent communication skills and customer centric disposition that can diffuse contentious situations with suppliers and internal customers.
- Skilled in providing analysis and commentary on metrics and files.
- Experience with the accounting close cycle and how the Procure-to-pay process impacts the financial statements.
GENERAL KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES
- Experience working with finance ERP systems and reporting tools (Oracle, Trax, HFM, Excel).
- Excellent skills in communicating ideas both verbally and in written form in a clear, concise, and professional manner, with all levels, including presentations.
- Requires general business skills, industry knowledge, accounting principles and the Procure to Pay process.
- Strong analytical and problem-solving skills including the use of Excel.
- Ability to utilize judgment in decision making process related to job tasks.
- Skill in productivity, planning, and workload management.
- Ability to document and implement process improvements.
ABOUT THE ROLE:
The Accounts Payable (AP) Specialist will be responsible for handling and resolving AP transactional issues. This role will document processes, create SOPs, and contribute to improving AP processes. The role will work closely with third party consultants and global cross functional teams.
GENERAL DUTIES & RESPONSIBILITIES
- Review and Process invoices ensuring bills are paid in a timely and accurate manner.
- Serve as a single point of contact for all AP transactional issues.
- Facilitate manual payment & special payment requests.
- Review and work with sourcing to resolve invoice holds.
- Establishing and maintaining relationships with new and existing vendors.
- Keep informed of regulatory requirements and best practices in AP.
- Create SOPs.
- Responsible for pulling and analyzing weekly and monthly metric reporting for AP.
- Able to respond and analyze ad hoc AP reporting requests.
- Respond to audit queries and reconciliations.
- Contribute towards Global AP best practices and standard processes.
- Assist in month end close process and produce KPI and performance metrics.
WHAT YOU WILL NEED:
- Strong knowledge of an ERP system, preferably Oracle.
- Strong knowledge of the Procure-to-Pay process.
- Excellent communication skills and customer centric disposition that can diffuse contentious situations with suppliers and internal customers.
- Skilled in providing analysis and commentary on metrics and files.
- Experience with the accounting close cycle and how the Procure-to-pay process impacts the financial statements.
GENERAL KNOWLEDGE, SKILLS & ABILITIES
- Experience working with finance ERP systems and reporting tools (Oracle, Trax, HFM, Excel).
- Excellent skills in communicating ideas both verbally and in written form in a clear, concise, and professional manner, with all levels, including presentations.
- Requires general business skills, industry knowledge, accounting principles and the Procure to Pay process.
- Strong analytical and problem-solving skills including the use of Excel.
- Ability to utilize judgment in decision making process related to job tasks.
- Skill in productivity, planning, and workload management.
- Ability to document and implement process improvements.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.