Surgical Coordinator NUMÉRO DE POSTE: 429705
Pay Rate: $25/hr
Contract until May 2025 with potential to extend
Onsite -North Chelmsford, MA
Hours: 7:30 am - 4:30 pm OR 8 am - 5 pm - 30 min lunch
Responsibilities/Duties:
- Receive and process surgery orders ensuring cases are scheduled in a timely manner.
- Scheduling Inpatient and Outpatient surgical procedures with the patient and hospital/surgery center, entering surgical appointments in PM and Casetabs.
- Provide patients with pre- and post-operative instructions as directed by Physician; schedule preop and post op appointments in accordance with the surgeon’s preferences and type of surgery being performed.
- Faxing and/or uploading necessary documents to appropriate facility department.
- Triage phone calls and patient inquiries, respond to patients and outside agencies promptly.
- Retrieve messages from voicemail, email and EMR System.
- Submitting surgical cases and coding for prior authorization prior to surgery.
- Put together patient packets and other surgical packets for physician to take to OR.
- Coordinate Physician’s OR schedule and time off - adjusting clinic schedules as necessary and communicating changes to Admin Team.
- Understanding surgical procedures, such as the necessary time a surgery takes, medical staff necessary and equipment needed for the surgery.
- Coordinate any ancillary testing and pre-operative clearances as directed by the physician, mid-level provider and/or in accordance with anesthesia guidelines.
- Facilitate communication between physicians, hospital/surgical center departments and patients.
- Uploading Physician’s Operative Notes for billing and coding.
- Manage all surgical documents, gather and input patient information and enter all post-surgery data.
- Must be able to adapt to continuous changes.
- Work Independently on assigned tasks with minimal supervision.
- Promote cooperation through teamwork – provide coverage for teammates as appropriate.
- Provide outstanding customer service and assistance to patients.
- Perform other duties as assigned.
Qualifications:
- High school Diploma or equivalent.
- Previous surgical scheduling experience is required.
- Spine experience or spine surgical scheduling preferred.
- Some knowledge of Insurance companies’ policies and procedures.
- Medical Terminology, Organization Skills, Time Management Skills, Strong Customer Service Skills
- Excellent verbal and written communication skills.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.