Medical Office Assistant (MOA) NUMÉRO DE POSTE: 430003
Location: Vancouver, Downtown
Employment Type: Full-Time
Salary: Competitive, $25-30/h (based on experience)
Reports To: Plastic Surgeon
Join a premier plastic surgery practice known for excellence in patient care and a commitment to the highest medical standards. We provide a welcoming, professional environment and are looking for a dedicated Medical Office Assistant (MOA) who can deliver outstanding patient service and support the efficiency of our practice.
Position Overview
The Medical Office Assistant (MOA) will play a vital role in our practice by providing high-quality administrative and patient support. This position involves managing the front desk, assisting with patient scheduling, handling medical records, and ensuring a smooth patient experience from check-in to check-out. If you are an organized, compassionate, and detail-oriented professional with experience in a medical office setting, we’d love to hear from you.
- Patient Coordination: Greet patients warmly and professionally, manage patient check-ins and check-outs, and handle appointment scheduling and rescheduling.
- Administrative Support: Answer phone calls, manage emails, and respond to patient inquiries with sensitivity and confidentiality.
- Medical Records: Maintain and organize patient records accurately, ensuring all necessary documentation is complete and up-to-date.
- Insurance & Billing Assistance: Handle insurance verifications and coordinate billing with our finance team to ensure a seamless experience for patients.
- Surgical Coordination: Assist in scheduling pre-op and post-op appointments, providing patients with the necessary information for their surgical journey.
- Office Organization: Keep the front office clean, stocked, and organized to maintain a professional and welcoming environment.
- Patient Education: Offer information on procedures, office policies, and post-op care when necessary, maintaining a supportive and knowledgeable presence for our patients.
- Education: Medical Office Assistant diploma or certification preferred.
- Experience: Minimum of 2 years of experience in a medical office setting, ideally within a plastic surgery or specialty care practice.
- Skills:
- Strong interpersonal and communication skills
- Ability to multitask efficiently in a fast-paced environment
- Familiarity with medical office software and EHR systems
- Knowledge of medical terminology and office procedures
- Excellent organizational skills and attention to detail
- Compassionate and patient-focused, with a friendly demeanor
- Strong sense of confidentiality and professionalism
- Positive attitude and a team player mindset
- Adaptable and open to feedback and continuous improvement
- Competitive salary and benefits package
- Opportunities for professional development and career growth
- Supportive, collaborative work environment
- Training and orientation for familiarity with office procedures and patient care standards
- Experience as a Core Health Facilitator or Clinical Operations Assistant
- Previous roles with a focus on supporting clinical workflows and daily clinic operations
If you’re ready to bring your skills to a supportive and high-energy practice, we invite you to apply. Please submit your resume and a brief cover letter detailing your relevant experience and interest in the role.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.