Accounts Receivable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 430480
Job Description: Accounts Receivable Specialist
Location: Irvine, CA
Industry: Real Estate
Position Overview:
Vaco is seeking a detail-oriented Accounts Receivable Specialist to join our clients team and provide critical financial support to a real estate client. This role focuses on managing tenant accounts, ensuring timely rent collection, and maintaining accurate financial records. The ideal candidate will have experience in collections, financial operations, and strong organizational skills to support property management teams effectively.
Primary Responsibilities:
- Tenant Account Management:
- Handle incoming tenant inquiries and requests via phone and email.
- Monitor and ensure timely rent collection, following company policies for non-payment.
- Update accounts receivable comments and maintain accurate tenant records.
- Sales and Cash Tracking:
- Collect, review, input, and calculate monthly and annual tenant sales data.
- Prepare, analyze, and post daily tenant cash receipts in a timely manner.
- Perform daily cash reconciliations.
- Billing and Adjustments:
- Run, review, and post monthly tenant rent billings.
- Review and process late fees and adjustments, including billing corrections and write-offs.
- Prepare and send statements for annual CAM (Common Area Maintenance) reconciliations and estimates upon request.
- Refunds and Reconciliations:
- Manage tenant refunds, stale-dated checks, and security deposit refunds or forfeitures.
- Prepare tenant account reconciliations as needed.
- Invoicing:
- Compile proper documentation and send monthly bill-back invoices.
- Administrative Support:
- Provide accounting support to property management teams.
- Participate in periodic meetings with property managers and assist with ad-hoc reports or projects.
Essential Job Functions:
- Work collaboratively in a team environment while maintaining the ability to independently manage tasks.
- Utilize Microsoft Office products (Word, Excel) and real estate-specific applications (e.g., MRI software).
- Build and maintain positive relationships with tenants and property operations teams.
- Demonstrate flexibility and adaptability in a dynamic work environment.
Minimum Qualifications – Education & Experience:
- Minimum of one year of experience in accounts receivable, collections, or a related financial role.
- Strong organizational skills and keen attention to detail.
- Self-starter with the ability to work independently.
- Excellent verbal and written communication skills.
- Proven ability to provide professional customer service and resolve account issues.
- Preferred: Degree in Accounting, Finance, or a related field.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.