Accounts Payable NUMÉRO DE POSTE: 431525
- Ensure invoices are entered timely, accurately and are paid in accordance with vendor negotiated terms.
- Perform a three-way match of invoices, receiving paperwork, and purchase orders.
- Process non-PO invoices by verifying receipts, supporting documentation, G/L coding, and appropriate approvals in accordance with established delegation of authority matrix.
- Maintain accounting records by filing and indexing invoices.
- Assist with reconciling vendor statements and resolving accounts payable issues with vendors.
- Assist in negotiating terms on COD/prepaid vendors.
- Prepare documentation for wire payments.
- Assist in the conversion and verification process of vendor ACH.
- Complete monthly consignment payments.
- Reconcile vendor statements and research/resolve any payment discrepancies.
- Develop and maintain positive working relationships with internal customers and vendors.
- Assist in month end AP accruals, clearing account reconciliations, and intercompany payables.
- Timely respond to account payable related inquiries.
- Assist in providing necessary documentation during annual audits.
- Administrate the T&E application, review, and process employee expense reports.
- Facilitate the reconciliation of departmental Pcard expense reports.
- Review and approve office supply orders.
- Support General Accounting Team as needed.
- Perform other assigned tasks by the Financial Operations Manager and Controller.
Required Qualifications:
- 4 years of relevant experience in a similar role.
- High degree of attention to quality.
- Ability to prioritize and work in a fast-paced, high-volume work environment.
- Ability to problem solve and make decisions.
- Work effectively in a team-oriented environment.
- Proactive, can-do attitude with strong time management and organizational skills.
- Able to see and understand “the big picture.”
- Strong analytical capabilities including familiarity with Excel report creation and maintenance.
- Autonomous, pro-active, and results focused.
- Ability to work cohesively within a multi-disciplinary team and collaboratively cross-departmentally.
- Possesses great Business acumen.
- Flexibility to work non-standard hours to meet critical deadlines.
- Strong written and verbal communication skills.
- Able to thrive in a rapidly changing environment while maintaining priorities and meeting deadlines.
Preferred Qualifications:
- Associate or bachelor’s degree in accounting or business administration and minimum 2 years of relevant experience.
- Automation experience a plus.
- Quantum and Concur experience a plus.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.