Real Estate Operations & Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 431584
Job Title: Real Estate Operations & Executive Assistant
Located in Worthington, Columbus
Pay $30-32/hr
Job Overview:
Seeking a versatile and detail-oriented professional to fill the role of Real Estate Operations & Executive Assistant. This position encompasses responsibilities in property management, investor relations, leasing, tenant interactions, and executive support. The ideal candidate will possess a strong foundation in real estate operations, financial reconciliation, and property management, with excellent organizational abilities and a proactive approach to tasks.
Primary Responsibilities:
Property Management:
- Reconcile accounts and assist in developing comprehensive annual budgets.
- Manage payment processing and tracking to ensure accuracy and timeliness.
- Coordinate lease renewals, ensuring all documentation is complete and current.
- Address tenant concerns and collaborate with property managers to resolve issues.
- Monitor property metrics such as occupancy rates, lease expirations, and NOI.
Leasing & Tenant Relations:
- Support leasing efforts by drafting and reviewing lease agreements.
- Foster positive relationships with tenants through proactive communication.
- Organize tenant communications, including lease renewals and updates.
- Arrange property tours and liaise with leasing agents or brokers.
- Ensure prompt responses to tenant inquiries for high satisfaction levels.
Executive Support:
- Manage schedules, communications, and priorities for leadership.
- Coordinate meetings, travel arrangements, and itineraries.
- Maintain and organize shared digital files for accessibility.
- Oversee email and calendar management, flagging key communications.
- Prepare reports, presentations, and materials for meetings or updates.
Investor Relations:
- Organize and schedule investor meetings, both in-person and virtual.
- Assist with the preparation and distribution of quarterly updates and distributions.
- Maintain detailed records of investor communications and commitments.
- Track deadlines for agreements, funding, and compliance.
- Help create investor presentations and newsletters.
Acquisitions & Dispositions:
- Draft and submit property offers while managing transaction schedules.
- Conduct preliminary analysis of investment opportunities.
- Coordinate with brokers, legal teams, and other stakeholders during transactions.
- Research market data to support investment evaluations.
- Assist in due diligence, including inspections, appraisals, and reviews.
Operations & Special Projects:
- Facilitate the onboarding process for newly acquired properties.
- Manage vendor relationships to ensure service quality.
- Coordinate maintenance schedules, repairs, and inspections.
- Support compliance with relevant regulations.
- Handle special projects such as process enhancements or event planning.
Qualifications:
- Exceptional organizational and multitasking skills.
- Familiarity with property management systems and financial reconciliation.
- Strong communication skills, both written and verbal.
- Proficiency in Microsoft Office Suite and cloud-based storage platforms.
- Experience in real estate or property management is a plus.
- Self-motivated, proactive, and effective in both independent and team settings.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.