Accounts Payable Clerk NUMÉRO DE POSTE: 431998
Job Title: Accounts Payable Clerk
Job Overview:
We are seeking a highly organized and efficient Accounts Payable Clerk to join our restaurant team. This position will be responsible for processing and managing invoices, collaborating with restaurant managers, and ensuring accurate financial record-keeping. The ideal candidate will be tech-savvy, detail-oriented, and proactive in resolving issues quickly to support the smooth operation of our restaurant business.
Top Responsibilities:
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Invoice Review and Accuracy:
- Open and review incoming invoices that come through the system or via email. Ensure invoices are accurate, match purchase orders or receipts, and are authorized by the appropriate personnel.
- Address discrepancies by investigating invoice details, coordinating with restaurant managers, and ensuring proper documentation is available. Volume can range from [insert number] invoices per week/month.
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Invoice Entry into Accounting System:
- Accurately enter all invoices into the accounting system, ensuring that all transactions are properly logged and categorized for timely payment processing.
- Ensure data accuracy and keep records up to date, supporting the accounts payable team in achieving timely monthly closings.
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Collaboration with Restaurant Managers:
- Work closely with restaurant managers to answer any questions regarding invoices, payment status, or discrepancies. Ensure that managers have all the information they need to approve invoices in a timely manner.
- Proactively address any challenges and offer solutions for smoother invoice processing.
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Email Management and Quick Issue Resolution:
- Monitor and manage email communications related to accounts payable issues, responding promptly to vendor inquiries, internal questions, and other payment-related concerns.
- Address situations swiftly to ensure that invoices are processed on time and payment issues are resolved quickly to maintain strong vendor relationships.
Must Haves:
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Prepared, Focused, and Motivated: Must be detail-oriented and able to handle multiple tasks in a fast-paced restaurant environment. The ideal candidate should be proactive, organized, and capable of working independently while managing high invoice volumes.
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Tech-Savvy: Comfortable with accounting software (e.g., QuickBooks, Sage, or similar platforms) and proficient in using email and digital communication tools. Must be open to learning new systems and tools as needed.
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Effective Communicator: Ability to work with various stakeholders, including restaurant managers and vendors, to resolve any invoice-related issues quickly and efficiently.
Qualifications:
- High school diploma or equivalent required; associate degree in accounting or related field preferred.
- Previous experience in an accounts payable role, preferably in the restaurant or hospitality industry.
- Strong attention to detail and the ability to handle large volumes of transactions.
- Excellent organizational and time-management skills.
- Basic understanding of accounting principles.
- Strong problem-solving abilities and a focus on customer service.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.