Payroll Systems and Reporting Specialist - 18 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 435197
- Accountable for master payroll system set up to ensure the system is in adherence to ESA/CRA legislative, collective agreement requirements and policy of the hospital
- Leading payroll processing of end-to-end for 10,000 employees bi-weekly across multiple sites
- Leading, implementing and validating all policy and regulatory changes with respect to rate changes, tax updates, premiums, and pay and deduction codes and groupings in the payroll system
- Validating and processing entries and other employee source data into the human resources information system (HRIS)
- Managing the remuneration and payment of T4A Fellowships, Graduate and Summer students
- Responsible for providing Union Dues reports, Service and Seniority reports
- Initiating the build and design of ad-hoc reports and audits as required by internal and external stakeholders
- In-charge of Year End processing including: reconciling and balancing annual taxable earnings and deductions, pension adjustments and creating XML CRA export, coordination of T4 and T4A production with third-party provider on printing and distribution to staffs
- Identifying gaps, collaborating and recommending process improvements to protect the clients and the organization
- Supporting external auditors through the collection and coordination of semi-annual audit documentation as requested by auditors
- Implementing payroll-related changes for new collective agreements, including retroactive payments
- Processing the payment of ESA, Severance payments and Retirement Allowances, ensuring payments and deductions are in compliance with the ESA, CRA, and other legislative requirements
- Responsible and accountable for administering and delivering Electronic File Transfer feeds to Third Party Pension Administration (Morneau Shepell), Bank of Montreal (payroll and RRSP contributions), Bank of Canada (Canada Savings Bonds Contributions) on a biweekly basis
- Involvement on process improvement projects, assisting to test changes in programming to ensure the process control has been applied
- Responsible for the scheduling, communication, and processing payroll year end
- Accountable for the submission, creation, amendment and distribution of year-end T4 and T4A slips
- Performing cross functional and other duties as assigned and/or requested
- Providing excellent customer service to inquiries, resolving day-to-day payroll issues, and providing timely advice for employees, managers, doctors, Human Resources, Finance, and Corporate Health & Safety Services
- Responsible for auditing, communicating and correcting GL issues and errors with Finance in order to successfully complete payroll processing on a bi-weekly basis
- Supporting and liaising with Finance to balance Bi-weekly and Year-end adjustments
- Assisting with measuring client's service experiences to contribute to Benchmarking initiatives and support performance objectives
- Monitoring initiatives to achieve performance metrics, in support of the business unit plans
- Executing routine audits to ensure the payroll input results in the required payroll output
- Reviewing current processes on regular basis, investigate any issues to ensure control implementation has minimized operational risks
- Responsible for the preparation and submission of year end reconciliations, filings and remittances including EHT, WSIB, CRA along with other third party vendors
About You
- College diploma/degree in Human Resources, Business Admin, or Computer Science
- 3-4 years of experience within a payroll environment in an operations unit, a hospital or the public sector
- Experience working with unions
- Practical experience with HRIS and time & attendance systems
- Progressive roles in a fast paced service or call centre operations environment would be an asset
- Experience working with Infor/WFM, Lawson/S3 and GHR systems considered an asset
- Expert knowledge of Microsoft Office Suite (Excel, Word, Access, Outlook)
Salary Range
$75,000 - $90,000 /year
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote #435197.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.