AP Manager NUMÉRO DE POSTE: 436128
Job Title: Accounts Payable Manager
Contract to Hire
Location: Downtown Nashville
Schedule: Onsite M-F 8-5pm with Flexibility to WFH
Salary: $120-125K
As our Accounts Payable (AP) Manager you will be responsible for overseeing the daily operations of the accounts payable department. This includes managing A/P team members, managing the vendor setup process and maintenance, ensuring the accurate and timely processing of invoices and payments, and maintaining compliance with company policies and procedures. The AP Manager plays a critical role in ensuring that our company maintains positive relationships with vendors and suppliers while managing cash flow efficiently.
Key Responsibilities:
- Oversee the accurate and timely processing of accounts payable transactions, including invoice coding, and approval.
- Ensure proper documentation for all invoices and payments to comply with company policies and accounting standards.
- Manage vendor payments, including both manual and electronic payments, while ensuring all payment deadlines are met.
- Maintain positive relationships with both vendors and sites, addressing inquiries and resolving issues related to payments, discrepancies, and billing.
- Ensure that all vendor statements are reconciled monthly, and any discrepancies are resolved quickly.
- Negotiate payment terms with vendors to maximize cash flow management.
- Ensure all invoices received for the month are properly coded and approved before the accounting period is closed.
- Provide the accounting team with accruals based on information obtained after accounts payable is closed for the previous month.
- Support external audits by providing required documentation and reports related to accounts payable.
- Ensure compliance with company policies, accounting standards, and relevant regulations, and develop best practices to safeguard the company’s assets.
- Prepare regular reports on accounts payable metrics, including outstanding payables, aging reports, and cash flow analysis.
- Provide guidance on complex issues related to invoice processing, vendor communication, and payment schedules
- Identify opportunities for increased process efficiency, propose changes, and lead implementation of approved changes
- Conduct performance reviews and provide feedback to enhance team performance
Skills Required/Software Knowledge:
- Bachelor’s degree in accounting, Finance, or related field.
- A minimum of 5 years’ experience in A/P or accounting, with at least 1-2 years in a management role.
- Knowledge of Sage Intacct, SAP Concur and Microsoft Office Suite (Excel, Word) preferred
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.