Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 307520
Accounts Payable Specialist
Job Type: 6-Month Contract (Possibility of Extension)
Location: Surrey, BC
Job Overview
We are looking for a detail-oriented Accounts Payable Specialist to join the accounting team of one of our manufacturing clients in Surrey, BC. The successful candidate will be responsible for day-to-day accounts payable and basic accounting functions, including invoice processing, purchase order matching, expense report reconciliation, vendor payments, and job cost allocations.
This role requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to collaborate with accounting and purchasing teams to ensure accurate and timely financial transactions within a manufacturing environment.
Key Responsibilities
· Review vendor invoices, match them against purchase orders and packing slips, investigate discrepancies, and enter approved invoices into the accounting system.
· Reconcile and post accounts payable batches in the accounting system.
· Process field service expense reports, including reviewing, reconciling, allocating expenses to job costs, and entering them into the accounting system.
· Receive and process purchase order line items drop-shipped directly from vendors to customers.
· Reconcile and process weekly UPS billing statements.
· Review and process internal and intercompany Less-Than-Truckload (LTL) freight invoices.
· Review and process multi-site utility invoices.
· Provide transaction support to purchasing department employees as required.
· Prepare accounts payable checks and obtain the necessary authorized signatures.
· Maintain and replenish petty cash funds as required.
· Create jobs in the expense tracking system to support accurate job cost allocation.
· Upload and maintain accounts payable documentation in the electronic filing system.
· Assist with month-end and year-end closing activities.
· Support internal and external audits by providing required documentation and information.
· Perform other accounting and administrative duties as assigned.
Qualifications & Requirements
· High School Diploma or GED required.
· Basic knowledge of accounting principles and accounts payable processes.
· Experience with invoice processing, purchase order matching, and account reconciliations is an asset.
· Familiarity with accounting software and electronic filing systems.
· Strong attention to detail and accuracy.
· Good organizational, time management, and problem-solving skills.
· Ability to investigate and resolve invoice and payment discrepancies.
· Strong communication and interpersonal skills.
· Ability to work independently and collaboratively within a team environment.
What We’re Looking For
The ideal candidate is organized, dependable, and detail-oriented, with a strong understanding of accounts payable procedures. Previous experience working in a manufacturing environment is highly preferred, along with the ability to manage multiple transactions, maintain accuracy, and meet deadlines.
Apply Today
Interested candidates can submit their application through our careers page or contact:
Vaishnavi Vadivelu
Email: vaishnavi.vadivelu@vaco.com
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.