Billing Coordinator - 6 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 443710
About the Opportunity
You will report directly into the Budget Project Manager on the finance team who will provide oversight on the responsibilities below.
Financial Operations and Budget Pacing:
- Review scope of work (SOW) documents, execute and monitor billing processes to ensure compliance of financial terms (payable terms, fee structure, billing terms)
- Setup, manage, and maintain Master Media Tracker as part of billing review and execution process
- Master Media Tracker to include tracking of actual spending against Media Plans
- Establish a monthly billing cadence with the media team
- Update, analyze and validate Master Media Tracker on a monthly basis, and distribute it to media team leads (channel leads/account leads) for review and approval.
- Assist in finding resolution of billing discrepancies
- Obtain approval from relevant lead and subsequently issue billings to client
- Liaise with Media AP and Finance Coordinator teams on key client deliverables and timely reconciliation of invoicing
- Management of applicable client accounts receivable and collections
- Assist with maintaining (central) filing system for client files
- Assist with other full-cycle accounting functions as required of every member of a growing finance team in a start-up environment.
- Assist in SOX audits and client annual audits, as well on ad-hoc Finance projects and assignments which are within the scope of the role
Key Deliverables:
- Complete, accurate and timely submission of Monthly Billing Packet: inclusive of all billing and invoicing,
- Expert on all media subject matter for the clients assigned
- Establish and nurture strong relationships with client team (Media planning, investment, project management, etc.), serving as the primary contact for all client media billing deliverables and troubleshooting as needed
About You:
- University Degree in accounting or finance
- Previous internship experience in media, advertising, or accounting
- 2 year of advertising/professional service experience preferred
- Strong analytical and Excel skills
- Obsessed with attention to detail
- A team player, quick learner, and strong problem solver
- Must be able to independently manage competing projects and deadlines, is proactive, detail oriented, and must possess outstanding follow-through skills while remaining accountable for work produced.
- Must have a customer service-oriented attitude with the ability to work closely with internal and external project teams
- Must have excellent written and verbal communication skills
- Experience in a fast-paced, client service environment; a high sense of urgency, a positive attitude
- Experience with major advertising/media industry systems MediaOcean (Donovan Data System), Maconomy, etc. a plus
- Expresses curiosity and asks questions
- Knows when to ask for help
Pay Range:
$25 - $27 an hour
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 443710
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.