Commercial Property Manager NUMÉRO DE POSTE: 309495
Commercial Property Manager / Portfolio Manager
Fort Wayne, IN
About the Opportunity:
A well-established, family-owned commercial real estate firm in Fort Wayne is hiring a Commercial Property Manager to lead its commercial property portfolio. The portfolio is mostly full-service office space, plus retail properties with some full-service medical tenants.
The company has grown from mostly third-party management into an owner-operator that now owns more than half of the portfolio it manages, so the person in this role will have real decision-making authority.
This is a hands-on leadership role with a lot of autonomy. The right person can take ownership of the portfolio and shape how it runs. You'll have a dedicated customer service, administrative, and accounting team behind you, so your time goes to operations, relationships, and leadership instead of paperwork.
What You'll Do:
Property Operations & Asset Management
- Run day-to-day operations for a portfolio of commercial office, retail, and medical properties
- Supervise preventive and reactive maintenance across the portfolio
- Inspect properties regularly so buildings, grounds, and systems stay safe, clean, and professional
- Develop operating procedures and strategies that improve efficiency, control expenses, and increase asset value
- Spot operational issues and recommend solutions that fit ownership's goals
- Ensure compliance with federal, state, and local regulations, lease requirements, and company policies
- Help lead upcoming property projects
Financial Management & Reporting
- Work with the internal accounting team on operating budgets, forecasts, and capital plans
- Oversee rent collection, accounts receivable follow-up, and expense management
- Understand and manage Common Area Maintenance (CAM) and operating expense recoveries under different lease structures
- Review financial reports, identify variances, and take corrective action
- Provide clear, timely reports and updates to leadership
Tenant Relations & Lease Administration
- Build strong, professional relationships with tenants and serve as the main relationship manager across the portfolio
- Respond quickly and effectively to tenant requests and concerns
- Oversee lease administration and track lease obligations
- Communicate property updates and maintenance activities clearly
- Support tenant satisfaction and retention
Vendor Management & Contracts
- Negotiate, approve, and manage vendor and contractor agreements
- Coordinate maintenance, repairs, inspections, and capital improvement work
- Monitor vendor performance, quality, cost, and contract compliance
Leadership
- Lead and delegate to an administrative and customer service team
- Help shape the structure and titles of the support team
- Work closely with ownership, accounting, and facilities maintenance staff
- Use sound judgment to handle challenges independently and keep competing priorities moving
What We're Looking For:
Required
- 5 years of experience in commercial property management, corporate facilities management, or a closely related commercial real estate role (landlord or tenant side)
- Strong understanding of commercial leases, legal documents, and how CAM and operating expense recoveries work
- Experience with budgets, expense monitoring, financial reporting, and receivables
- Proven ability to lead, delegate to, and motivate a team
- Sound judgment, strong business sense, and emotional intelligence
- Excellent written and verbal communication skills, with professional composure in difficult situations
- Ability to manage multiple properties and time-sensitive priorities
- Proficiency in Microsoft Office, especially Excel, and willingness to learn property management software
- Valid driver's license and a driving record that meets company auto insurance requirements
Preferred
- 7 years of commercial property management experience, including oversight of multiple properties or a diverse portfolio
- Full-service office property experience
- CPM (Certified Property Manager) or CFM (Certified Facility Manager) designation, or involvement in industry organizations such as SIOR
- Real estate or broker license
- Bachelor's degree in business, real estate, finance, or a related field
- Experience managing vendor contracts and supervising staff
**Residential or multifamily-only experience is generally not a fit.
Work Environment
- On-site at the company's headquarters in Fort Wayne
- Standard hours are generally 8:00 a.m. to 5:00 p.m., Monday through Friday
- Regular local travel to properties in the portfolio, supported by a car allowance
- After-hours issues come up occasionally and are shared with building engineers and other support staff
Benefits & Perks
- Three weeks of vacation to start, plus paid holidays
- 401(k) with a 4% company match, 100% vested on day one
- Medical, dental, vision, and HSA
- Life insurance, short- and long-term disability, and accident and illness coverage
- Car allowance
By submitting to this position, you are agreeing to be included in our talent pool for future hiring for similarly qualified positions.
Avis sur l’égalité en matière d’emploi
Vaco by Highspring est un employeur qui souscrit au principe de l’égalité en matière d’emploi et qui ne pratique aucune discrimination à l’égard des employés ou candidats à un emploi sur le plan de la race (notamment en ce qui a trait aux caractéristiques historiquement associées à la race, comme la texture des cheveux et la coiffure), couleur de la peau, le sexe (ce qui inclut l’état de grossesse ou les conditions connexes), la religion ou les croyances, l’origine nationale, la citoyenneté, l’âge, le handicap, le statut d’ancien combattant, l’adhésion à un syndicat, l’appartenance ethnique, le genre, l’identité de genre, l’expression de genre, l’orientation sexuelle, l’état civil, l’affiliation politique ou autre caractéristique protégée par les lois fédérales, d’État ou locales.
Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales s’engagent à la pleine inclusion de toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring et sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales veilleront à ce que les personnes handicapées bénéficient de mesures d’adaptation raisonnables. Si des mesures d’adaptation raisonnables sont nécessaires pour vous permettre de participer au processus de candidature ou d’entretien d’embauche, d’exercer les fonctions essentielles du poste et/ou de bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats sachent que la loi interdit la discrimination dans le milieu de travail.
Avis de représentation
En soumettant votre candidature à ce poste, vous convenez que vous accordez à Vaco by Highspring le droit exclusif de vous présenter en tant que candidat eu égard à l’offre d’emploi susmentionnée. Vous reconnaissez en outre que vous avez fourni des renseignements exacts sur vous-même et que vous n’avez pas volontairement dénaturé vos qualifications. Dans toute la mesure permise par la loi, vous vous engagez également à garder confidentiels tous les renseignements que vous obtiendrez de Vaco by Highspring concernant le poste et à ne divulguer les renseignements relatifs au poste que si cela est absolument nécessaire pour respecter une obligation afférente à votre candidature. En contrepartie, Vaco by Highspring s’engage à déployer des efforts raisonnables pour vous représenter dans le cadre de toute sollicitation, présélection en matière d’emploi et diffusion de CV.
Concernant les résidents de l’Ontario, Canada : d’après ce que Highspring retient de ses discussions avec son Client ce poste est actuellement vacant (soit par le truchement de Highspring en tant que sous-traitant, soit auprès du Client).
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ainsi que sa société mère, ses sociétés affiliées et ses filiales (« nous », « notre/nos » ou « Vaco by Highspring ») respectent votre vie privée et s’engagent à vous informer de ses politiques en toute transparence.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’Avis de collecte par les RH de Vaco by Highspring concernant les candidats et les employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent consulter nos politiques propres à l’État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays régis par le RGPD peuvent consulter nos politiques ici.
De plus, les candidatures à ce poste seront soumises à une présélection des candidats effectuée par l’IA visant à vérifier que les exigences minimales indiquées au titre du poste sont respectées. Vous trouverez plus de détails sur l’utilisation de l’IA par Vaco by Highspring ici (https://www.highspring.com/ai-use-notices/). L’évaluation des candidatures après cette phase initiale sera menée par des recruteurs et gestionnaires d’embauche. Vaco by Highspring n’a pas d’information ni d’opinion sur l’utilisation de solutions d’IA par son client dans le cadre de l’embauche.
Avis sur la transparence salariale
La rémunération fixée pour ce poste, et d’autres, auprès de Vaco by Highspring dépend de nombreux facteurs,notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences en matière de permis d’exercice et de certification;
- l’emplacement du bureau et autres considérations géographiques;
- d’autres besoins commerciaux et organisationnels.
Cela étant, conformément à la loi locale, Vaco by Highspring estime qu’en fonction des critères susmentionnés, la fourchette salariale suivante constitue une estimation raisonnable de la rémunération de base pour une personne embauchée à ce poste dans les régions géographiques exigeant la divulgation de la fourchette salariale. Le ou la titulaire du poste peut également être admissible à des primes discrétionnaires.