Payroll and HR Specialist NUMÉRO DE POSTE: 444438
Payroll:
- Independently manage end-to-end payroll processing on a weekly, bi-weekly, and semi-monthly basis, ensuring accuracy, timeliness, and compliance across multiple employee classifications and jurisdictions
- Audit payroll data prior to processing, including time and attendance records, bonuses, stipends, retroactive pay, and adjustments to ensure data integrity and adherence to company policies and labour laws
- Act as the primary liaison with our payroll service provider (ADP)
- Serve as the primary point of contact for payroll-related audits both internal and external. Prepare and deliver necessary documentation and reports
- Configure and maintain payroll systems (e.g., ADP Workforce Now and Team Pay), including pay codes, deduction settings, tax jurisdictions, general ledger mapping, and system upgrades or transitions
- File and reconcile payroll tax reports and remittances as necessary
- Partner with Finance and Accounting to ensure proper payroll journal entries, account reconciliations, and quarterly/year-end close activities are accurate and completed on time
- Research and resolve more complex payroll issues, such as, wage corrections, leave payouts, health benefit deductions, off-cycle payments, and compliance discrepancies
- Review, calculate, and process termination pay, ensuring compliance with applicable law regarding final paycheck timelines and accrued leave payouts
- Maintain, monitor, and improve internal controls and procedures related to payroll processes to ensure compliance and mitigate risk
- Stay informed and advise leadership of upcoming changes to payroll-related regulations or industry best practices; recommend and implement updates to policies and procedures as needed.
- Assist with employee onboarding and offboarding processes, including new hire meetings and documentation, benefit enrollment, and exit interviews
- Maintain accurate and compliant employee records, including updates to personal information, pay rates, and benefits selections
- Provide guidance and support to employees regarding benefits, payroll inquiries, and other HR-related matters
- Ensure compliance with HR-related laws
- Assist with employee performance reviews, training, and other HR functions as needed
- Prepare and submit government filings as necessary
- Generate and analyze payroll-related reports, including payroll previews, journal entries and compensation analysis
- Working with ADP, ensure compliance with all applicable laws and regulations, including those specific to payroll and HR
- Maintain confidentiality and safeguard sensitive employee information at all times
- Stay current on payroll best practices and HR trends to ensure efficient and compliant processes
- Work with our Head Office in the use and implementation of Success Factors for our local company
- Assist Finance and Management in forecasting and budgeting future costs and needs
- Provide general administrative support to the HR team as needed
- Assist with special HR projects, audits, and other tasks as assigned
About You
- Bachelor's degree in Human Resources, Business Administration, Finance, or a related field (preferred).
- Minimum of 3 years of experience in Canadian payroll processing and HR support, ideally within the insurance or financial services sector.
- Experience with payroll software (e.g., ADP, Paycor, Ceridian, etc.) and HRIS (e.g. SAP Success Factors) systems.
- Excellent Microsoft EXCEL skills
Salary Range
$75,000 - $85,000/year
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats.
When referencing this job, quote #444438.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.