Payroll Lead NUMÉRO DE POSTE: 445617
- Lead the preparation and processing of the client’s bi-weekly payroll processing activities to ensure an accurate payroll, this includes the processing of special payments, such as Involuntary Terminations, SUB plan payments, various government retention payment programs and other off cycles as needed
- Ensure accurate and timely completion of Record of Employment forms (ROEs)
- Responsible for auditing and reconciling payroll reports, ensuring data integrity, including hours, approvals, salary increases, transfers, new hires, terminations and seniority calculations
- Conduct regular and ad-hoc reviews of payroll set-up and processes to identify deficiencies and recommend enhancements for improved efficiency and compliance
- Act as the subject matter expert on all payroll system configuration issues, payroll system features and enhancements
- Ensure compliance with Collective Agreements, CRA Regulations, ESA, OHA requirements, and internal policies and test and implement necessary changes
- Work with Finance on various tasks regarding payroll, General Ledger, government reporting requirements, and various planning and budgeting requirements
- Responsible for the creation and testing of new codes to enhance the automation and efficiency of the system
- Investigate and resolve coding discrepancies and exceptions, developing plans for necessary changes
- Create, document and update new and existing workflows and standard operating procedures
- Ensure the client is prepared for the annual audits, liaise with external financial auditors to provide documentation and answer questions and concerns
- Lead the Year End payroll function, including balancing of T4’s, T4A’s, T2200
- Lead the Year End Member Data Collection for HOOPP to ensure pension information is accurate and reported correctly.
- In collaboration with Dayforce managed services, complete the WSIB Year End Remittances Summary, EHT Year End Statement etc
- Completes annual Public Service Salary Disclosure (PSSD)
- Research, initiate and lead new system function implementations and improvements such as Time off module, document cloud etc
- Provide coaching and technical guidance and training to new and existing managers on system features, enhancements and payroll-related legislation
- Serve as the subject matter expert and primary contact for payroll related inquiries, providing support for employees.
- Ensuring ongoing HRIS and Payroll security by promptly managing user access and recommending future enhancements to strengthen data integrity and protection across the organization
- Audit HOOPP codes in different scenarios and ensure deductions are correctly configured and are properly calculated and reported in accordance with the Pension Act and the HOOPP plan policy
- Responsible for data extractions, creating ad hoc reports and analyzing data as required by different stakeholders.
- Administer the direct debit process, ensure all information is in place to directly debit employee’s bank account for HOOPP and benefits premiums
- In collaboration with the Total Rewards Specialist responsible for the full cycle administration of the Desjardins ASO benefits, ensuring premiums are accurate, reconciling against the payroll and ensuring benefits are recorded correctly. As a role model and champion, you will work to identify and integrate safe, best practices into daily activities to foster the delivery of safe and exemplary care. The responsibilities described above are representative and are not to be construed as all-inclusive
About You
- Undergraduate Degree in Human Resources, Finance Business Administration, Accounting, Economics, or a related discipline.
- Certified Payroll Compliance Practitioner (National Payroll Institute) required.
- Five (5) years’ experience running full cycle payroll (preferably with an excess of 1,000 employees).
- Experience with timecards administration.
- Experience administrating Defined Benefits Pension Plans.
- Experience with full cycle benefits administration.
- Proficiency in using Microsoft Excel and payroll database applications is required; Dayforce payroll system experience is an asset.
- Experience working in a unionized environment with multiple collective agreements preferred.
- Previous experience working in a health care setting preferred.
- Strong interpersonal skills with sound written and verbal communication skills. Must be able to handle sensitive issues in a professional manner.
- Experience in dealing with the public, handling inquiries, and working in a deadline-oriented environment is required.
- Attention to detail and accuracy is essential along with well-established organization skills and the ability to handle multiple tasks and responsibilities while
Salary Range
$80,000 - $98,000/year
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats.
When referencing this job, quote #445617.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.