Payroll Supervisor NUMÉRO DE POSTE: 441792
- Supervise and oversee the delivery of payroll processes for the Service, in cooperation with the Regional of Finance Department
- Ensure compliance with 3 collective agreements, command employment agreements, and other employment-related agreements
- Ensures that payroll policies are designed to comply with relevant legislation, such as Employment Standard Laws, Income Tax Act (withholdings), Canada Pension Plan, Employment Insurance Act, Privacy Legislation (PIPEDA), Workplace Safety and Insurance Board (WSIB), and Canada Revenue Agency requirements
- Ensure that all special payments required by employment agreements are accurately assigned in accordance with those agreements, such as taxable benefits for personally assigned vehicles
- Supervise the payroll team in the day-to-day activities, as well as providing guidance and direction for escalated or challenging issues. Provide coaching and mentoring to the payroll team to develop and enhance skills, knowledge and abilities
- Assist the Manager, Finance with the development of payroll budgets and financial forecasts.
- Review and approve all complex payroll payments, such as, but not limited to: Employment separation final payments, employee payment issues (over/under payments), severance and salary continuance payments
- Develop and support effective and efficient payroll business practices and ensure that user guides and training documentation are available, as required
- Serve as the functional/subject matter expert for payroll systems and concepts (systems: PeopleSoft HCM module, Time & Labour systems); Supervisor - Payroll Services Posting:
- Provide expert advice, direction or recommendations that will assist in the maintenance, development and improvement of the modules
- Manage the approval of user security for all payroll related systems.
- Develop and deliver training programs related to the use of payroll systems and concepts (formal quarterly training for new hires & newly promoted members; regular training for payroll staff, ad-hoc for senior leadership)
- Development of virtual, on-line (self-service) training options for payroll systems and concepts
- Serve as the OMERS administrator for the Service, ensuring that internal policies and business practices are in compliance with OMERS requirements and other related pension legislation
- Payroll related reporting, for example: completion of annual Statistics Canada survey, Municipal Benchmarking Network (MBN Canada) submission review and analysis and other ad-hoc reporting required for Senior Leadership or the Police Services Board
- Payroll audits: standard periodic system audits, on-demand audits (i.e. time & labor) for Command to ensure compliance with collective bargaining agreements, periodic for Legal Services to provide relevant data to support collective bargaining negotiations
- Lead Ad-hoc payroll related projects, for example: continuous process improvement, system upgrade/implementation, payroll related audits etc.
- Other duties, projects, as assigned (individual or group responsibilities)
About You
- University degree in a business or related discipline
- Certified Payroll Manager Designation (Canadian Payroll Association)
- Minimum 4 years of related experience that includes the following:
- Formal supervisory experience, including performance review & performance development;
- Experience interpreting and administering collective agreements;
- Experience interpreting related legislation, including assessing the impact of new/updated legislation
- Experience in the development of business practices and training documentation
- Experience identifying, recommending and implementing payroll solutions to increase efficiency, increase effectiveness or to reduce risk
- Participation in a system upgrade, preferably payroll or finance related
- Experience supporting the development of budgets, preferably payroll related
- Working knowledge of PeopleSoft Human Capital Management (HCM) module
- Intermediate to Advanced experience using Microsoft Excel to automate payroll related work (i.e. payroll reporting, payroll calculations, budget development, creation of employee tools etc.)
- Demonstrated advanced level experience with large ERP systems and Microsoft applications (Excel, Visio, Access and PowerPoint)
- Experience developing and delivering effective presentations utilizing technology such as PowerPoint
- Demonstrated ability to deliver continuous process improvement through the identification, recommendation and implementation of solutions to business problems, with the goals of improving operational efficiency, effectiveness and accuracy
- Demonstrated ability to analyze, interpret, reconcile and audit financial data
- Demonstrated ability to relay complex financial concepts in understandable formats for users of all levels
- Ability to negotiate and persuade others with competing interests to result in a consensus and/or direction
- Ability to maintain and have discretion regarding confidential information
- Interpersonal and effective communication skills with multiple levels and sources for listening and comprehension
- Well-developed time management, prioritization, multi-tasking and organizational skills
- Proven ability to interact diplomatically, tactfully and confidentially with all levels of the service and the public
Salary Range
$113,707 /year
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats.
When referencing this job, quote #441792.
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.