Benefit and Payroll Administrator NUMÉRO DE POSTE: 446397
Our client is seeking an experienced Benefits & Payroll Administrator to support the administration of employee benefits and manage payroll for a multi-state organization. This role plays a critical part in maintaining the company-wide Human Resources Information System and ensuring accurate, timely payroll processing, including salaries, benefits, taxes, and deductions. The ideal candidate will be detail-oriented, well-versed in benefits administration, and capable of managing payroll in compliance with federal, state, and local regulations.
Employee Benefits Administration
- Lead the weekly payroll file load, audit processes, and 401(k) reconciliation
- Perform a range of benefit accounting tasks, including monthly delinquent loan report management
- Generate reports, analyze data, and present findings clearly and effectively
- Support compliance monitoring for all benefits plans in coordination with the Senior Manager, Benefits
- Assist with audits, annual plan testing, and the administration of 401(k) and health and welfare plans
- Participate in special projects and maintain process documentation for audit and administrative purposes
- Process weekly payroll for a low volume of corporate employees
- Administer and manage the ADP time-off system
- Collaborate with HR, accounting, tax, and other departments to support efficient payroll operations
- Manage the corporate payroll system (ADP)
- Support both internal and external payroll audits
- Prepare and reconcile payroll-related reports and journal entries for the accounting department
- Manage accurate and timely distribution of annual W-2 forms
- Manage registration and remittance of all state payroll taxes and coordinate tax filings through ADP
- Stay current on payroll tax laws, identify and implement process improvements to increase accuracy and efficiency
- Support the accounting department with ad hoc reporting and special projects as needed
- Minimum of 3 years of relevant experience in benefits and payroll within a large organization
- Bachelor’s degree or equivalent experience required; degree in Finance or Accounting preferred
- Excellent interpersonal and communication skills
- Strong analytical skills and attention to detail
- Proficient in ADP and other payroll systems
- In-depth knowledge of payroll laws, regulations, and best practices
- Familiarity with multi-state payroll processing and tax requirements
- Hands on experience with Human Resource Information Systems (HRIS)
- Solid understanding of employee benefit programs and administration
- Proficient in Microsoft Office Suite (Excel, Access, Word, PowerPoint)
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.