Assistant Manager, Global Mobility and Payroll NUMÉRO DE POSTE: 419204
This position is responsible for facilitating the relocation process for employees moving to and from the United States from various regions or countries. The GMS will manage all aspects of the relocation journey, providing comprehensive support to ensure a seamless transition for employees and their families. Additionally, this position is also responsible for partnering with Mitsui USA Payroll organization on cross training and assisting with payroll and accounting needs.
Payroll Responsibilities – 50%
- Assisting with the payroll process for employees on assignment in the U.S. This includes, but is not limited to, preparing worksheets, reconciling data, tax reporting to government entities, loading payroll data into the general ledger, etc.
- Responsible for client payroll calculation, end to end payroll processing and related service (e.g., salaries, social insurance, withholding tax, inhabitant tax).
- Communicating with group companies for which we provide payroll services: gathering relevant information, invoicing for services provided, responding to various inquiries, etc.
- Manage the data reported to the general ledger. Ensure that expenses are being allocated to the correct departments, including split payrolls. Manage the data feed from Dayforce to ensure the smooth communication of payroll data.
- Prepare HR reports such as movement, headcount, summary, cost Centre allocation and payroll breakdown reports.
- Attend client meetings and onboarding of payroll employees as needed.
- Assists and participates in miscellaneous projects as assigned by General Manager.
Mobility Responsibilities – 50%
- Collaborate with the Human Resources Department to on-board employees assigned to work in the U.S.
- Responsible for responding to various requests for information.
- Oversees Mobility opportunities working closely with GM and VP, including but not limited to guiding employee through legal process to obtain visas.
- Manage assignment process for new expats, including pre-assignment communication (introduction for new expat), compensation package, and new assignment acceptance.
- Manage the preparation and the signing process of the corresponding agreements/documents related to the relocation process.
- Manage process for returning expats, including response to return, support for temporary return to home country.
- Manage VISA and Social security procurement process including extensions/renewals.
- Provides timely guidance, support, and advice to business management to develop resolution in managing employees issue and concerns effectively.
- Manage current expat policies, including management of housing system, expat children's education system, medical insurance, lease car management as well as managing attendance/leaves.
- Manage rotation planning process, collaborate with expats to establish goals, and oversee evaluation process.
- Assist expats with processing expenses and reimbursement.
- Manage expat labor cost/expense budget.
- Collaborate with other teams within the Human Resources Department
- Assists and participates in miscellaneous projects as assigned by General Manager.
Required Skills/Competencies:
- Role demands strategic thinking, tactical ability, strong analytical skills, and strong collaborative skills.
- Strong general accounting skills required. Position also requires use of several in-house and/or professionally produced software packages.
- Should possess the ability to adapt to a cross-cultural environment.
- Strong knowledge of immigration laws, tax regulations, and relocation practices.
- Excellent communication, interpersonal, and cross-cultural skills.
- Ability to manage multiple priorities, meet deadlines, and work effectively in a fast-paced environment.
- Proficiency in relevant software and tools (e.g., Microsoft Office, HRIS).
- Cultural sensitivity and awareness of international business practices.
- Certification in global mobility (e.g., GMS, GMS-T) a plus.
Experience:
- Bachelor's degree in international relations, business administration, or related field.
- Minimum of 4 years in global mobility, expatriate management and payroll administration.
- Must have experience in Visa procurement process.
Technical / Communication Skills:
- Strong PC skills, including word processing and proficiency in using Excel.
- Strong organizational skills, the ability to manage multiple projects and a commitment to meeting deadlines are a must.
- Experience using HRIS / Dayforce is a plus.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.