Accounts Payable Specialist - 6 Month Contract NUMÉRO DE POSTE: 449782
About the Opportunity
Accounts Payable
- Enter vendor invoices into the financial system with precision and accuracy. Ensure all approvals are in place before processing.
- Review virtual credit card transactions and confirm supporting documentation is properly uploaded. Import transaction data into the financial system in a timely and accurate manner.
- Monitor card balances and recommend payment timing to avoid exceeding limits, ensuring compliance with payment controls.
- Review employee expense reports and reimbursements to confirm proper documentation and system synchronization.
- Develop an in-depth understanding of transaction types and vendor relationships. Accurately categorize expenses by department, ledger, and item type. Collaborate with department leads for alignment. Share spending insights with leadership.
- Ensure all expense transactions have complete documentation (e.g., purchase approvals, invoices, payments).
- Respond promptly and professionally to vendor and internal inquiries, escalating as needed.
- Conduct regular and ad-hoc reviews of outstanding accounts payable to determine payment priorities. Create and apply payments accordingly in the financial system.
- Support leadership with AP analyses including aging reports, payment reviews, and monthly expense breakdowns.
- Complete monthly AP reconciliations and provide insights as needed to support general ledger accuracy.
- Recommend and help implement improvements to AP processes and systems.
- Contribute to audit preparation and responses.
- Support special projects, reporting tasks, and ad hoc financial analysis.
- Ensure expenses and payments are consistently recorded within timelines, and that payments are processed per schedule.
- Identify opportunities to optimize working capital, including negotiating payment terms with vendors.
Purchasing
- Review and process internal purchase requests according to approval policies.
- Issue purchase orders or complete vendor purchases as appropriate.
- Track and update purchase data including request, order, and delivery dates.
- Store and share relevant documentation (e.g., shipping confirmations) with the AP function.
- Develop vendor relationships to improve terms and service levels.
About You
- Post-secondary education in accounting or a related field.
- Prior experience in a finance or accounting role (internship, contract, or full-time).
- Experience in a fast-paced or technology-focused environment is an asset.
- Strong interpersonal and communication skills.
- Experience using financial or ERP systems (e.g., Sage Intacct, NetSuite) is preferred. Familiarity with virtual card and expense tools is an advantage.
- Organized, deadline-driven, and detail-oriented.
- Analytical and inquisitive mindset, with strong Excel skills (e.g., XLOOKUP, IF statements, INDEX MATCH).
- Eager to learn and adapt to new tools and processes.
- Team-oriented with a collaborative approach.
Pay Range:
$23-$28 an hour
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 449782
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.