Accounting Support Specialist NUMÉRO DE POSTE: 449885
Location: Nashville, TN
Schedule: Monday–Friday, 9:00 AM–5:00 PM
Work Environment: Fully in-office, business casual
Direct Hire Opportunity
Salary: $60,000 - $65,000
Pre-Employment Requirements: Background check and drug screen
We are seeking an experienced and detail-oriented Accounting Support Specialist to join our client’s team. This in-office role is responsible for supporting day-to-day accounting functions, including customer invoicing, purchase orders, reconciliations, data entry, and general administrative support for the finance team. The ideal candidate is proactive, analytical, and eager to streamline processes and contribute to overall operational efficiency.
- Prepare and issue customer invoices accurately and on schedule
- Review and process client billing invoices, ensuring correct coding and documentation
- Communicate with client billing departments and internal teams to resolve discrepancies
- Create and manage purchase orders in accordance with procurement guidelines
- Audit and process employee expense reports and credit card statements
- Assist with processing incoming payments and customer remittances
- Perform account reconciliations and support month-end close activities
- Review vendor statements and assist in resolving account discrepancies
- Support data entry, documentation, and filing for AP/AR functions
- Maintain organized financial records and assist with audit preparation
- Respond professionally to internal and external accounting-related inquiries
- Ensure compliance with company policies and internal accounting controls
- Provide general administrative support to the accounting and finance team
Education & Experience
- Minimum of 2 years of experience in accounting support, billing, or bookkeeping
- Experience with purchase orders, client invoicing, and expense reimbursements
- Familiarity with inventory accounting or vendor management is a plus
- Degree not required; hands-on experience and knowledge are prioritized
- Proficiency in accounting software (QuickBooks, NetSuite, Salesforce, or similar systems)
- Strong Excel skills, including spreadsheets, formulas, and data validation
- Understanding of accounting principles, general ledger functions, and financial reporting
- Excellent organizational and time management skills
- Strong verbal and written communication abilities
- Ability to manage multiple priorities and meet deadlines in a fast-paced environment
- Problem-solving mindset with a focus on process improvement
- Professional demeanor and ability to handle confidential information responsibly
- Self-motivated and able to work independently
- Takes initiative to identify and suggest improvements
- Detail-focused, analytical, and solution-driven
- Comfortable communicating across departments and with external clients
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.