Senior Payroll Manager NUMÉRO DE POSTE: 452515
Job Title: Senior Payroll Manager
Location: New York, NY (5 Days On-Site)
Reports To: Chief Financial Officer (CFO)
Team Size: 4 Direct Reports
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1 401(k)/Union Dues Clerk
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3 Payroll Clerks
Position Summary
The Senior Payroll Manager will lead the payroll operations for a high-volume real estate organization, overseeing payroll for approximately 4,000 employees across 310 managed properties. This role ensures payroll is processed accurately, timely, and in full compliance with applicable labor laws and union agreements. The ideal candidate brings hands-on experience with ADP Workforce Now (WFN) and Workforce Management (WFM), as well as deep knowledge of union payroll, particularly with 32BJ.
Key Responsibilities
Leadership & Supervision
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Manage and develop a team of four payroll professionals.
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Oversee the end-to-end payroll processing cycle.
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Conduct performance evaluations and provide mentorship to direct reports.
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Lead hiring, onboarding, and training for payroll team members.
Payroll Processing & Compliance
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Supervise bi-weekly payroll for a large-scale, unionized workforce.
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Maintain and update ADP WFN/WFM for payroll transactions including new hires, terminations, pay adjustments, and PTO accruals.
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Ensure full compliance with federal, state, and local wage and hour laws, including the Fair Labor Standards Act (FLSA).
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Handle complex payroll matters such as prevailing wages and garnishments.
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Manage union payroll processing, with a strong focus on Local 32BJ and other NYC-based unions.
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Maintain accurate records and support external audits as needed.
Systems & Process Improvement
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Lead or support the implementation and optimization of ADP systems.
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Evaluate current payroll processes and recommend technological improvements to increase efficiency and accuracy.
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Maintain salary and bonus databases.
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Stay up to date on industry trends and regulatory changes that may affect payroll operations.
Required Qualifications
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Education: Bachelor's degree in Accounting, Business Administration, Human Resources, or related field.
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Experience: 3–5 years of progressive payroll management experience in a high-volume, unionized environment
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Advanced proficiency with ADP Workforce Now (WFN) and Workforce Management (WFM)
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Strong Microsoft Excel and Office Suite skill
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Deep understanding of union payroll practices, especially with 32BJ
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Familiarity with prevailing wage requirements
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Strong working knowledge of FLSA and other wage & hour laws
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Experience with non-union HR/payroll standards in NYC
Key Attributes for Success
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Strong leadership and interpersonal skills
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High attention to detail and accuracy
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Analytical mindset with a proactive problem-solving approach
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Ability to manage sensitive data with integrity and confidentiality
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Comfortable working in a fast-paced, onsite environment
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Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
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- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.