Accounts Payable Specialist NUMÉRO DE POSTE: 455052
Position: Accounts Payable Specialist (Temporary to Permanent)
Compensation: $35/hour
Location: Hybrid – New York City (6 days a month onsite)
Duration: Contract from 6-9 months with potential to extend and convert
***Must have experience with Financial Edge or Sage Intact
A well-established nonprofit organization in New York City is seeking a highly organized Accounts Payable Specialist for a temporary role, with the potential to transition into a permanent position. This role is a key part of the accounting team and is responsible for full-cycle accounts payable processing, vendor management, disbursement oversight, and support with monthly close activities. The ideal candidate will have strong technical skills, a proactive work style, and the ability to manage high volumes in a deadline-driven environment.
Key Responsibilities:
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Process and enter vendor invoices and payment obligations accurately into the accounting system (Great Plains experience preferred)
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Monitor and manage the Accounts Payable inbox to ensure timely responses and processing of incoming requests
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Review invoices and disbursement requests for accuracy, proper coding, authorization, and supporting documentation
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Maintain A/P aging reports and track outstanding liabilities to ensure timely payments
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Update and maintain vendor records, including W-9s and other compliance documentation
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Organize, file, and store accounts payable documentation (both digitally and physically)
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Assist with month-end close by preparing journal entries, reconciliations, and supporting schedules
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Prepare and file annual 1099 forms in compliance with IRS guidelines
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Communicate with vendors to resolve discrepancies and respond to inquiries in a professional and timely manner
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Provide general accounting and administrative support to the finance team as needed
Qualifications:
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Associate degree in Accounting or related field required; Bachelor’s degree preferred
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Minimum of 4 years of hands-on accounts payable experience, preferably in a nonprofit or similar environment
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Strong working knowledge of accounting software (Great Plains a strong plus)
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Proficiency in Microsoft Excel and Adobe Acrobat
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Solid understanding of A/P processes, internal controls, and documentation standards
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Excellent attention to detail, organizational skills, and ability to prioritize tasks
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Strong communication skills and a service-oriented mindset
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Comfortable handling vendor communications and supporting audit requests
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
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Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.