Executive Assistant NUMÉRO DE POSTE: 457123
Our client, located in Brentwood, TN is seeking a Direct Hire Executive Assistant to support their new CEO.
Position: Executive Assistant
Location: Brentwood, TN
Direct Hire
Fully Onsite
Salary: 100-110K
Position Summary
We are seeking a poised and proactive Executive Assistant to support our CEO and work closely with the Chief of Staff and broader executive leadership team. This role will play a critical part in keeping operations running smoothly, ensuring priorities are met, and providing high-level administrative support with professionalism and discretion.
Key Responsibilities
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Provide direct administrative support to the CEO, including calendar management, travel arrangements, expense reporting, correspondence, and meeting coordination.
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Serve as the first point of contact for internal and external stakeholders, including VIPs and government officials, while maintaining professionalism and discretion.
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Manage competing priorities with attention to detail, accuracy, and timeliness.
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Plan and coordinate on- and off-site meetings, events, and conferences (logistics, agendas, materials, catering, etc.).
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Screen calls, emails, and correspondence; review, prioritize, and respond or delegate as appropriate.
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Partner with a team of three other Executive Assistants to provide seamless support across the organization.
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Uphold confidentiality and ensure sensitive matters are handled with care.
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Represent the organization with professionalism in interactions with high-profile visitors and partners.
Qualifications
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Proven experience as an Executive Assistant supporting C-level executives.
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Strong organizational, time-management, and multitasking skills with a proactive approach.
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Advanced proficiency in Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
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Excellent written and verbal communication skills; ability to interact with stakeholders at all levels.
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Professional presence and ability to remain calm, composed, and effective under pressure.
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Strong judgment, discretion, and ability to anticipate needs.
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Bachelor’s degree preferred, but not required.
Personality Fit
We’re looking for someone who is poised, professional, and confident—a “friendly realist” who can reduce chaos, anticipate needs, and bring order to a dynamic executive environment. Grace under pressure, attention to detail, and proactive instincts are a must.
Compensation & Benefits
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Competitive salary (commensurate with experience)
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Standard Medical, Dental, and Vision insurance options
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401(k) with 5% company match (no vesting period)
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3 weeks PTO in the first year paid holidays
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In-office Monday–Friday
Determining compensation for this role (and others) at Vaco/Highspring depends upon a wide array of factors including but not limited to the individual’s skill sets, experience and training, licensure and certifications, office location and other geographic considerations, as well as other business and organizational needs. With that said, as required by local law in geographies that require salary range disclosure, Vaco/Highspring notes the salary range for the role is noted in this job posting. The individual may also be eligible for discretionary bonuses, and can participate in medical, dental, and vision benefits as well as the company’s 401(k) retirement plan.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.