Administrative Coordinator - Coordonnatrice Administrative NUMÉRO DE POSTE: 395014
Our client is seeking a highly skilled and dedicated Administrative Coordinator to play a pivotal role in supporting industry-leading initiatives within the financial sector. This position is key to upholding the high standards of operational efficiency and executive support that our client is known for.
What Our Client Offers:
- A competitive salary package with industry-leading benefits.
- A dynamic, professional work environment that encourages innovation and growth.
- A supportive culture that promotes diversity, inclusion, and professional development.
Key Responsibilities:
- Manage and coordinate the senior executive's schedule, including organizing critical meetings, arranging travel, and scheduling appointments.
- Serve as the primary point of contact for both internal and external stakeholders, demonstrating exceptional communication skills.
- Prepare, review, and refine important documents, reports, and presentations, ensuring precision and meticulous attention to detail.
- Handle confidential communications and manage the seamless operation of the senior executive’s office.
- Maintain a meticulous filing system, managing sensitive information with the utmost discretion.
- Assist in the generation of analytical reports and execute various administrative tasks.
- Optimize office management procedures, including coordinating events and managing executive expenses.
Qualifications:
- Bachelor’s degree in Business Administration or a related field, with a strong academic record.
- Proven experience in an Executive Assistant role, preferably within a fast-paced, high-stakes environment.
- Bilingual with exceptional communication skills, both written and verbal, adept at building rapport.
- Advanced organizational and multitasking abilities, capable of managing competing priorities efficiently.
- High proficiency in Microsoft Office suite and adept at using modern office technologies.
- A strong ethical commitment to confidentiality and discretion
Notre client recherche un(e) Coordonnateur(trice) Administratif(ve) hautement qualifié(e) et dévoué(e) pour jouer un rôle clé dans le soutien des initiatives de premier plan dans le secteur financier. Ce poste est essentiel pour maintenir les normes élevées d'efficacité opérationnelle et de soutien exécutif pour lesquelles notre client est reconnu.
Ce que notre client offre :
- Un package salarial compétitif avec des avantages parmi les meilleurs du secteur.
- Un environnement de travail dynamique et professionnel qui encourage l'innovation et la croissance.
- Une culture de soutien qui favorise la diversité, l'inclusion et le développement professionnel.
Responsabilités clés :
- Gérer et coordonner l'agenda du cadre supérieur, y compris l'organisation de réunions importantes, l'arrangement des voyages et la planification des rendez-vous.
- Agir comme point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, en démontrant des compétences de communication exceptionnelles.
- Préparer, réviser et peaufiner des documents importants, des rapports et des présentations, en assurant précision et attention minutieuse aux détails.
- Gérer les communications confidentielles et assurer le fonctionnement sans faille du bureau du cadre supérieur.
- Maintenir un système de classement impeccable, gérant les informations sensibles avec la plus grande discrétion.
- Aider à la production de rapports analytiques et réaliser diverses tâches administratives.
- Optimiser les procédures de gestion de bureau, y compris la coordination des événements et la gestion des dépenses exécutives.
Qualifications :
- Diplôme de baccalauréat en Administration des Affaires ou dans un domaine connexe, avec un excellent dossier académique.
- Expérience avérée dans un rôle d'Assistant Exécutif, de préférence dans un environnement dynamique et à enjeux élevés.
- Bilingue avec des compétences de communication exceptionnelles, à l'écrit comme à l'oral, et un talent pour établir des relations.
- Capacités organisationnelles et de multitâche avancées, capable de gérer efficacement des priorités concurrentes.
- Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et compétence avec les technologies de bureau modernes.
- Un engagement éthique fort envers la confidentialité et la discrétion.
Vaco promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco LLC et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco LLC, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco ») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.