Accounting Specialist NUMÉRO DE POSTE: 458552
ESSENTIAL DUTIES AND RESPONSIBILITIES include the following. Other duties may be assigned.
1. Vouchers and inputs accounts payable invoices into SAP.
2. Prepares initial monthly/quarterly sales tax filings.
3. Enter customer/vendor down payment requests.
4. Cash application and online manual disbursements.
5. Maintains vendor documentation.
6. Assists with answering incoming calls.
7. Assists processing expense reports in Concur system for accuracy and adherence to corporate policy as needed.
8. Reconciles vendor statements.
9. Maintains certificates of insurance.
10. Credit card processing and reconciliation.
11. Maintains AP mailbox.
12. Processes Customer credit card payments.
13. Completes internal process audits.
14. Prepares monthly reports as needed.
15. Assists in preparing for external audits.
16. Special projects as needed.
SUPERVISORY RESPONSIBILITIES: This job has no supervisory responsibilities.
QUALIFICATIONS: To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty and responsibility according to company requirements. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
COMPETENCIES:
Company-related Competencies – To perform this job successfully, all employees must demonstrate the following competencies:
Teamwork – Balances team and individual responsibilities; exhibits objectivity and openness to others’ views; gives and welcomes feedback; contributes to building a positive team spirit; puts success of the company above own interests; able to build morale and group commitments to goals and objectives and supports everyone’s efforts to succeed.
Customer Service – Manages difficult or emotional customer situations; responds promptly to customer needs; solicits customer feedback to improve service; responds to requests for service and assistance; and meets commitments.
Organizational Support – Follows policies and procedures; completes administrative tasks correctly and on time; supports company goals and values; benefits company through outside activities; and supports affirmative action and respects diversity.
Oral and Written Communication – Speaks clearly and persuasively in positive or negative situations; Listens to others without interrupting; Keeps emotions under control; Remains open to others’ ideas and tries new things; Writes clearly and informatively; Edits work for spelling and grammar; Varies writing style to meet needs; Presents numerical data effectively; Able to read and interpret written information.
Job-related Competencies – To perform this job successfully, incumbents in this job should demonstrate the following competencies:
Professional – Approaches others in a tactful manner; Reacts well under pressure; Treats others with respect and consideration regardless of their status or position; Accepts responsibility for own actions; Follows through on commitments.
Quality – Demonstrates accuracy and thoroughness; Looks for ways to improve and promote quality; Applies feedback to improve performance; Monitors own work to ensure quality.
Quantity – Meets productivity standards; Completes work in a timely manner; Strives to increase productivity; Works efficiently.
Attendance/Punctuality – Is consistently at work and on-time; Ensures work responsibilities are covered when absent; Arrives at meeting and appointments on time.
EDUCATION and/or EXPERIENCE: Associates degree in accounting, finance, business administration, or other related field; or equivalent combination of education and experience is required. Previous accounting or customer service
experience in a manufacturing environment where general bookkeeping skills were essential to the overall operations of the organization is preferred.
LANGUAGE SKILLS: Ability to read and interpret documents such as safety rules, operating and maintenance instructions, and procedure manuals. Ability to write routine reports and correspondence.
Ability to speak effectively before groups of customers or employees of the organization.
MATHEMATICAL SKILLS: Ability to calculate figures and amounts such as discounts, interest, commissions, proportions, percentages. Ability to apply concepts of basic algebra.
REASONING ABILITY: Ability to apply common sense understanding to carry out instructions furnished in written, oral, or diagram form. Ability to deal with problems involving several concrete variables in standardized situations.
CERTIFICATES, LICENSES, REGISTRATIONS: A valid driver’s license may be required for this position.
OTHER SKILLS AND ABILITIES: Computer software skills required include: Microsoft Outlook, Word, Excel and Adobe. Familiarity with Access and SAP accounting software is desired. Ability to operate a printer, copy machine, scanner and other office equipment is desired. Employee must have the ability to adapt and conform to shifting priorities and demands and execute accordingly. Experience working with a multi-line telephone system is desired.
OTHER QUALIFICATIONS: Employee should have strong time management skills and be able to multi-task while meeting demanding deadlines and working with numerous interruptions, as well as confidential information.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.