AR Clerk NUMÉRO DE POSTE: 458572
About the Opportunity
The Accounts Receivable Clerk is responsible for managing cash applications, performing collections, processing intercompany transactions, handling credit card transactions, and managing preauthorized payments. This role ensures accurate and timely processing of financial transactions, maintains customer accounts, and supports the organization’s financial operations with a focus on efficiency and compliance.
Cash Application:
- Accurately apply customer payments (checks, wire transfers, EFT, etc.) to outstanding invoices in the accounting system.
- Reconcile payment discrepancies and resolve issues with customers or internal teams.
- Ensure timely and accurate posting of cash receipts to customer accounts.
- Maintain detailed records of payment applications and resolve unapplied cash issues.
Collections:
- Monitor and manage accounts receivable aging reports to identify overdue accounts.
- Contact customers via phone, email, or written correspondence to collect outstanding balances.
- Negotiate payment plans or settlements with customers, as needed, while maintaining positive relationships.
- Escalate delinquent accounts to management or third-party collection agencies when necessary.
- Document collection efforts and update customer account statuses.
Intercompany Transactions:
- Process and reconcile intercompany transactions, ensuring accurate allocation of funds between related entities.
- Verify and record intercompany invoices, payments, and adjustments in compliance with company policies.
- Collaborate with other departments or subsidiaries to resolve discrepancies in intercompany accounts.
- Prepare intercompany reconciliations for month-end closing processes.
Credit Card Transactions:
- Process credit card payments from customers, ensuring secure and accurate handling of transactions.
- Reconcile credit card transactions with bank statements and resolve any chargebacks or disputes.
- Maintain accurate records of credit card transactions for audit purposes.
Preauthorized Payments:
- Manage and process preauthorized payment agreements, including EFT and direct debit transactions.
- Ensure proper setup and maintenance of customer preauthorized payment profiles.
- Monitor and troubleshoot failed or declined preauthorized payments, coordinating with customers to resolve issues.
- Update and maintain records of recurring payment schedules and ensure timely processing.
General Duties:
- Assist in month-end and year-end closing processes, including preparing reports and reconciliations.
- Maintain accurate and organized documentation for all transactions and communications.
- Collaborate with the accounting team to ensure compliance with internal controls and financial policies.
- Provide support for audits by preparing requested documentation and reports.
- Identify opportunities to improve processes
About You
- College Diploma in Accounting, Finance, or a related field, or equivalent work experience is preferred.
- 2 years of experience in accounts receivable, cash application, or a similar role.
- Proficiency in accounting software and Microsoft Office Suite (Excel, Word).
- Strong understanding of basic accounting principles and financial processes.
- Excellent attention to detail and accuracy in data entry and reconciliation.
- Strong communication and interpersonal skills for customer interactions and internal collaboration.
Work Environment:
· Full-time position, typically Monday through Friday
· Office-based or hybrid work arrangement, depending on company policy.
· Reports to the Accounts Receivable Supervisor.
Salary Range
$50,000 to $55,000 per year
How to Apply
Click the “Apply Now” button and follow the instructions to submit your resume. Please know that we only accept documents in MS Word or Rich Text formats. When referencing this job, quote # 458572
You must currently reside within the Greater Toronto Area and be permitted to work in Canada to be considered for this opportunity. A recruiter will be in touch with you if your profile meets our client’s requirements for this role.
Vaco by Highspring promeut un milieu de travail diversifié et encourage fortement les femmes, les personnes de couleur, les membres des communautés LGBTQ+, les personnes handicapées, les membres de minorités ethniques, les résidents nés à l’étranger et les anciens combattants à postuler.
Avis : Égalité des chances en matière d’emploi
Vaco by Highspring garantie l’égalité des chances et ne discrimine pas les employé.e.s ou candidat.e.s en fonction de la race (y compris les traits historiquement associés à une race tels qu’une coiffure ou la texture des cheveux), couleur de la peau, sexe (y compris la grossesse ou des conditions connexes), religion ou croyances, origine nationale, citoyenneté, âge, situation de handicap, statut d’ancien.ne combattant.e, appartenance à un syndicat, origine ethnique, genre, identité de genre, expression de genre, orientation sexuelle, état matrimonial, affiliation politique, ou toute autre caractéristique protégée comme requis par la loi.
Vaco by Highspring et ses sociétés mères, sociétés affiliées et filiales (Vaco by Highspring) s’engagent à inclure pleinement toutes les personnes qualifiées. Dans le cadre de cet engagement, Vaco by Highspring veillera à ce que les personnes handicapées bénéficient d’aménagements raisonnables. Si un aménagement raisonnable est nécessaire pour participer au processus de candidature ou d’entrevue, pour vaquer à des fonctions professionnelles essentielles et/ou pour bénéficier d’autres avantages et privilèges liés à l’emploi, veuillez contacter HR@vaco.com.
Vaco by Highspring souhaite également que tous les candidats connaissent leurs droits, à savoir que la discrimination sur le lieu de travail est illégale.
En vous soumettant à ce poste, vous acceptez de donner à Vaco by Highspring le droit exclusif de présenter votre candidat pour l’opportunité d’emploi précédente. Vous convenez en outre que vous avez représenté des informations vous concernant avec exactitude et que vous n’avez pas déformé vos qualifications de manière affirmative. Vous acceptez également de garder confidentielle, dans toute la mesure permise par la loi, toute information que vous apprenez de Vaco by Highspring sur le poste et vous limiterez la divulgation des informations sur le poste uniquement dans la mesure nécessaire pour exécuter toute obligation dans la poursuite de votre candidature. En échange, Vaco by Highspring accepte de faire des efforts raisonnables pour vous représenter par le biais de toute sollicitation, sélection d’emploi et dispersion de CV.
Avis de confidentialité
Vaco by Highspring, ses sociétés mères, ses filiales et les sociétés du même groupe (« nous », « nos » ou « Vaco by Highspring») respectent votre vie privée et s’engagent à présenter un avis transparent concernant leurs politiques.
- Les résidents de la Californie peuvent consulter l’avis relatif à la collecte de renseignements publié par le service des RH de Vaco by Highspring à l’intention des candidats et des employés de la Californie ici.
- Les résidents de la Virginie peuvent accéder à nos politiques propres à leur État ici.
- Les résidents de tous les autres États peuvent accéder à nos politiques ici.
- Les résidents canadiens peuvent consulter nos politiques en anglais ici et en français ici.
- Les résidents des pays où le RGPD s’applique peuvent accéder à nos politiques ici.
Avis sur la transparence salariale
La détermination de la rémunération pour ce poste (et d’autres) chez Vaco by Highspring dépend d’un large éventail de facteurs, notamment :
- les compétences, l’expérience et la formation de la personne;
- les exigences relatives au permis d’exercice et à l’agrément;
- l’emplacement du bureau et d’autres considérations géographiques;
- d’autres besoins professionnels et de l’entreprise.
Ainsi, comme l’exige la loi locale, Vaco by Highspring estime que l’échelle salariale ci-dessus représente une estimation raisonnable de la rémunération de base d’une personne embauchée à ce poste dans des régions qui requièrent la divulgation de l’échelle salariale. La personne peut également être admissible à des primes discrétionnaires.